“Tengo meet de 14 a 16 con el gerente de finanzas y luego de 16.30 a 18 con el equipo para bajar lo charlado”, dice Juana responsable de finanzas de una importante empresa. “Hoy tuve 4 videollamadas de trabajo, más los zooms de los chicos en el colegio: estuve todo el día en pantalla”, se lamenta Santiago el dueño de una pyme.
Hace más de 6 meses que la realidad de trabajo de la mayoría de las personas cambió. El teletrabajo se volvió algo habitual y los hábitos se modificaron drásticamente. En este nuevo escenario las videollamadas se volvieron protagonistas absolutas de las jornadas laborales. Zoom para planificar el trabajo, Google Meet para reunión de equipo y el uso de todas las plataformas disponibles para contactarnos por videollamada para todo. Hoy el peso de esta continua conexión a conferencias y calls se siente y mucho. Ya algunos hablan de fatiga de zoom o burnout de videollamadas. Pero más allá de los nombres, la realidad es que todas las personas sienten la saturación del exceso de videollamadas. ¿Cómo evitarlo y optimizar el recurso sin agotar? Según los especialistas en Recursos Humanos y gestión eficiente, es clave que los líderes de los equipos evalúen la situación y generen un nuevo escenario más productivo, eficiente y sin una sobrecarga innecesaria. ¡Tomá nota de estos 5 consejos!
- ANÁLISIS Y REGISTRO DE SITUACIÓN. Como primera medida tenemos que evaluar cuántas reuniones tienen en promedio las personas del equipo por semana: promedio de duración de cada una, secuencia y motivos. Una vez realizado este registro analizar cuántas son realmente necesarias y cuáles podrían haber sido resueltas por otros medios como mail, documentos compartidos por notas, chat, etc. Preguntas como: ¿En la oficina habría hecho una reunión por esto? ¿Suelo reunir al equipo por este tipo de situaciones? Ayudarán a saber si la videollamada es necesaria o no.
- PLANIFICACIÓN CONSCIENTE. Una vez analizado y definido cuántas son las videollamadas necesarias establecer un cronograma lo más real posible. Todas las videollamadas deben estar contempladas en la franja de 9 a 18 horas, y los viernes, una buena sugerencia es no agendar más allá de las 15 horas. También en esta planificación evitar sobrecargar a una persona con varias llamadas al día y siempre buscar que no sean pegadas una a otras. Si son a primera hora es muy importante que el organizador prepare todo con tiempo para evitar sobresaltos.
- EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD. Al igual que como sucedía en las reuniones presenciales, a las reuniones por videollamadas deben invitarse solo a las personas que son necesarias, deben tener temario de los puntos a tratar y deben limitarse en el tiempo. Una videollamada no debe durar más de 1 hora. Es muy difícil que se siga manteniendo la atención después de ese período de tiempo.
- ROLES ESTIPULADOS. El que inicia la videollamada debe ser quien la gestione y modere. El resto debe estar con micrófonos silenciados y solo hablar o compartir pantalla cuando sea su turno. Y siempre pensar si nuestra palabra aporta o es algo que podemos prescindir. No hablar solo por hablar.
- EVITAR EL MULTITASKING. En el momento de la videollamada solo debemos concentrarnos en eso. Dejar los chats, mails o las otras cuestiones periféricas. Tener el foco en varias cosas al mismo tiempo provoca agotamiento y saturación. Por eso, las calls deben durar poco tiempo y ser muy productivas.
Estamos ante una situación de por sí muy desafiante y agotadora física y mentalmente. Manejemos los recursos, utilicemos adecuadamente la tecnología y no nos sobrecarguemos con cosas que no son necesarias.
