Seguro te pasó en este tiempo conectarte a una reunión y estar solo esperando que alguien se sume. O empezar una exposición y ver en pantalla que uno se levanta, otro escribe y otro atiende el celular. Hoy la virtualidad es parte de nuestro día a día laboral y reuniones por meet, zoom y teams colman nuestras agendas. Pero muchos parecen haber olvidado que la pantalla es un medio y que lo que llevamos adelante sigue siendo una reunión que debe seguir ciertas pautas. Por eso, es importante repasar algunas normas de “ceremonial y protocolo” y tomar nota de consejos que nos pueden ayudar en este camino.
- PUNTUALIDAD
Si llegás tarde a las reuniones hay algo que estás haciendo mal con respecto a la planificación y organización de tu agenda. ¿Cómo armar un calendario online? ¿Cómo ser menos impuntual? Algunos puntos para tener en cuenta
- AGENDÁ LAS REUNIONES CON UNA DIFERENCIA DE 15 MINUTOS ENTRE ELLAS, COMO MÍNIMO. Sabemos que a veces los meets suelen demorarse. Para evitar estrés y corridas dejá siempre un tiempo entre cada reunión.
- RESPETÁ EL HORARIO DE FINALIZACIÓN. Si sos la persona anfitriona empezá y termina a horario. Si por algún inconveniente o necesidad necesitás más tiempo, reagendá una nueva fecha. Si sos una persona invitada, al finalizar el horario, levantá tu mano y avisá que te tenés que retirar.
- UTILIZÁ LOS RECORDATORIOS. Tanto de inició como de finalización. Poné alarmas en la plataforma que genera la reunión. También podés recordarles a los asistentes puntualidad un tiempo antes de comenzar, a través de un chat o mail.
- MODALES
La pantalla es un canal, un vehículo para la reunión: pero lo que estás haciendo es una reunión. No podés pensar que como estás en casa, no importa lo que hacés. Tenés que evitar:
- ESCRIBIR O USAR EL CELULAR MIENTRAS LA REUNIÓN ESTÁ EN CURSO. Solemos ver a las personas escribir en sus teclados, tomar sus smartphones, escuchar audios, todo mientras la reunión se lleva adelante.
- LEVANTARTE Y SALIR DE LA PANTALLA. Realizar esta acción equivale en una reunión presencial abrir la puerta e irnos sin ningún tipo de aviso.
- Hablar en simultáneo encima de alguien es una falta de respeto. Para tener tu turno para hablar hay que usar las herramientas de levantar la mano o el chat.
Importante: Si sucediera una emergencia y necesitás retirarte, una buena opción es avisarlo por el chat para no interrumpir e irte de imprevisto. Si debés retirarte por un escaso tiempo, apagar micrófono y cámara, avisar en el chat y retirarte.
La próxima vez que te conectes a una reunión tené en cuenta estos consejos.
